Als je uren en facturen in het verleden wil toevoegen, dan is dat mogelijk.

Dit zou je bijvoorbeeld willen omdat je net bent overgestapt op ons pakket. 


En je gebruik wil maken eind van het jaar van het KOI bestand en de jaaropgaves.


Begindatum van tariefplan koppeling

Voorwaarden wat je minimaal nodig hebt:
  1. Gastouder
  2. Vraagouder
  3. Kind(eren) toegevoegd aan vraagouder
  4. Tariefplan met juiste tarieven
  5. Tariefplankoppeling tussen gastouder en vraagouder (let op dat begindatum ligt op datum vanaf begin van het jaar!)


Zodra er aan deze voorwaarden wordt voldaan kun je als administratie (admin) inloggen en uren indienen en vervolgens goedkeuren en hierna factureren.


Als je het verleden wil toevoegen, dan is het ons voorstel om dit per maand te doen.

Op die manier hou je overzicht en zijn de facturen (die de ouders in kunnen zien) ook per maand.


Stapsgewijs uren indienen en factureren


Tip: Als je een vraagouder en/of een gastouder toevoegt en je wil eerst alles zelf inrichten zonder dat zij hiervan mail krijgen is het wellicht handig om je mailtjes die worden verstuurd in te stellen op 'testomgeving = ja'. Wijzig dit bij je 'instellingen' en wijzig het emailadres in je eigen emailadres.


  1. Login als 'admin' op je eigen omgeving.
  2. Zorg ervoor dat de vraagouder, gastouder zijn toegevoegd.
  3. Zorg ervoor dat het kind waarvoor je uren wil toevoegen aanwezig is bij de vraagouder (voeg deze anders toe bij de vraagouder)
  4. Zorg ervoor dat er tussen de vraagouder en gastouder een tariefplankoppeling is. Een tariefplan koppeling kun je pas maken als je een tariefplan had toegevoegd.

    Uren indienen knop

  5. Ga naar de gastouder waarvoor je de uren wil indienen
  6. Kies bij het kind (deze zijn automatisch gekoppeld als je een gastouder hebt gekoppeld aan de vraagouder) voor '+ uren indienen'.
  7. Je komt nu op het invoerscherm.
  8. Controleer of je de juiste maand hebt gekozen en kies anders een andere maand door de knoppen bovenaan in de kalender te gebruiken.
  9. Vul alle uren in zoals deze zijn gemaakt.
  10. Zodra je deze hebt ingediend doe je dit ook voor de andere kinderen in die maand
  11. Als je voor een volledige maand alle uren hebt ingediend voer je deze door, door te kiezen voor 'uren ingevoerd' en vink je deze allemaal aan. Hierna kun je kiezen voor 'allemaal goedkeuren'.

  12. Zodra je dat hebt gedaan kun je kiezen voor 'financieel -> uren factureren'.
  13. De uren die je had toegevoegd en had goedgekeurd zijn nu gefactureerd.
  14. Er zijn facturen aangemaakt voor de vraagouders

  15. Er zijn creditfacturen aangemaakt voor de gastouders
  16. Doe dit nu voor iedere maand dat je nog in het systeem wil zetten.


Aandachtsgebieden:


  • Wil je uren in het verleden indienen, zorg er dan voor dat de tariefplan koppeling wel deze begindatum heeft. Anders kun je geen uren indienen voor die periode!
  • Zorg ervoor dat je tariefplannen het tarief hebben waarvoor je de uren wil indienen